Les extournes automatiques concernent uniquement les écritures de grand-livre. Elles permettent d’extourner rapidement une série d'écritures créées précédemment (ex. : transitoires).
Le programme d’extournes automatiques crée les écritures d'extourne en comptabilité financière et en comptabilité analytique. Les soldes des comptes, centres et projets sont mis à jour.
Attention ! Dès qu’une écriture est extournée automatiquement, elle sera toujours considérée par le système comme extournée. Même après suppression de son écriture d'extourne automatique. Pour l’extourner à nouveau, vous devrez créer l'écriture d’extourne manuellement.
Configurer les extournes automatiques sur les écritures grand-livre passe par l’attribution d’un code d’extourne aux écritures de grand-livre.
Pour attribuer un code extourne à une écriture de grand-livre :
Sur l'écriture de grand-livre en cours de création ou en modification, se positionner sur le champ "Code extourne" et faire F5 (Zoom).
Dans l'écran "Codes extournes", sélectionner un code extourne ou le créer (voir “Créer un code extourne” ci-dessous).
Cliquer sur le bouton "OK". Le code extourne est rapatrié dans l'écriture. L'écriture est maintenant liée au code extourne choisi. Tant que l’écriture n’est pas extournée, il est possible de changer de code extourne.
Ouvrir la liste des codes extournes (F5 sur le champ “Code extourne” d’une écriture).
Passer en mode modification et créer une nouvelle ligne (faire F4 ou se positionner sur la dernière ligne et faire “Flèche bas”.
Saisir un code (2 caractères, lettres et chiffres) et une désignation.
Les codes extournes peuvent être supprimés (F3 en mode modification) tant qu’ils ne sont pas utilisés.
Les codes extournes ne peuvent plus être modifiés si ils sont attribués à au moins une écriture. Contrairement aux désignations qui peuvent être modifiées en tout temps.
Le programme de génération des extournes automatiques se trouve au menu Finance → Traitements → Génération extourne.
Saisir la sélection voulue :
L’exercice où se trouvent les écritures à extourner (saisie obligatoire).
Ca peut être l’exercice précédent.
Le code extourne des écritures à extourner (saisie obligatoire, présence du zoom sur les codes extourne).
Champ “Date valeur extournes” : La date de valeur des écritures d’extourne est automatique, mais elle peut être modifiée si nécessaire (toutes les écritures d’extourne générées à ce moment auront cette date de valeur).
Se placer dans l’exercice de la date de valeur avant de générer les extournes.
Il est possible de simuler la création d’extournes grâce à la case à cocher “Simulation”. La simulation permet d’imprimer la liste des extournes sans créer les écritures d’extourne.
Pour créer les écritures d’extourne, il est nécessaire de décocher la case “Simulation”.
La case à cocher “Prévisualisation” permet de prévisualiser à l'écran la liste des écritures d’extourne.
Si vous désirez imprimer la liste des écritures d’extourne, ne pas oublier de l'imprimer depuis l'écran de prévisualisation, parce qu’elle ne pourra pas être réimprimée plus tard.
Une fois la sélection faite, cliquer sur le bouton “OK”.
La liste des extournes s’imprimera (prévisualisation selon la case à cocher “Prévisualisation”).
Les écritures d’extourne automatiques se créeront dans le journal d'écritures où se trouvent les écritures à extourner (si la case à cocher “Simulation” est décochée).
L'écriture d’extourne créée automatiquement à partir de l'écriture exemple :
